Tỉnh Quảng Trị đang thực hiện số hóa sổ hộ tịch nhằm hình thành hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn qua việc ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch. Đồng thời đảm bảo thống nhất, đồng bộ, thông suốt để kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử toàn quốc.
Giám đốc Sở Tư pháp Hoàng Kỳ cho biết: “Hiện nay việc quản lý sổ hộ tịch trên toàn tỉnh được lưu giữ chủ yếu bằng sổ giấy. Công tác lưu giữ này đã bảo quản được dữ liệu gốc, thông tin được bảo mật cao. Thế nhưng, nhược điểm của việc lưu giữ CSDL bằng giấy là khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch rất lớn, công việc cất giữ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, các nguyên nhân khách quan như thiên tai, cháy nổ, mối mọt cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc lưu trữ hồ sơ giấy. Hơn nữa trong quá trình trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tịch của một cá nhân khi cần thường không được tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thông tin.
Đặc biệt, trong trường hợp các cơ quan nhà nước khi có yêu cầu cần chứng minh tình trạng hộ tịch của một cá nhân thì người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, gây ra những phiền hà, tốn công sức, thời gian, gây khó cho người dân và cơ quan quản lý nhà nước…Vì vậy, việc thực hiện số hóa sổ hộ tịch cần phải được gấp rút nhằm hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của tỉnh trong nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công cho người dân”.
Thực hiện Kế hoạch số 4606/KH-UBND, ngày 8/12/2020 của UBND tỉnh về thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn, Sở Tư pháp đã khẩn trương và chủ động triển khai các bước như tổ chức rà soát, thống kê số liệu để hoàn chỉnh thông tin và sắp xếp sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Chỉ đạo cơ sở thực hiện rà soát, hiệu chỉnh số liệu, hoàn chỉnh thông tin và sắp xếp toàn bộ sổ hộ tịch hiện có tại đơn vị một cách khoa học, ngăn nắp. Kết quả thống kê cho thấy số lượng sổ hộ tịch và các trường hợp đăng ký hộ tịch được ghi nhận trong sổ hộ tịch gần 852.000 hồ sơ, bao gồm các nhóm sổ: Đăng ký kết hôn; khai sinh; nhận cha, mẹ, con nuôi; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; đăng ký khai tử.
Theo kế hoạch của UBND tỉnh, lộ trình thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lên hệ thống CSDL hộ tịch quốc gia được thực hiện theo 4 giai đoạn. Trong đó, giai đoạn 1 thực hiện số hóa khoảng hơn 190.000 hồ sơ hộ tịch được đăng ký theo Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn quản lý hộ tịch từ ngày 1/1/2016 đến thời điểm tỉnh Quảng Trị chính thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Giai đoạn 2 tiến hành số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký từ ngày 1/4/2006 đến 31/12/2015 với hơn 340.000 hồ sơ hộ tịch. Giai đoạn 3 thực hiện đối với các sổ hộ tịch đăng ký từ ngày 25/10/1998 đến 31/3/2006 với số lượng hơn 146.000 hồ sơ hộ tịch. Giai đoạn cuối cùng đối với các hồ sơ đăng ký từ 24/10/1998 trở về trước với số lượng sơ bộ hơn 174.000 hồ sơ hộ tịch. Trong năm 2021, sẽ tiến hành số hóa và cập nhật dữ liệu của giai đoạn 1 và 2; năm 2022 thực hiện đối với hai giai đoạn còn lại.
Theo ông Hoàng Kỳ, thông tin trong CSDL hộ tịch điện tử bao gồm các thông tin hộ tịch của cá nhân được xác lập khi đăng ký khai sinh; các thông tin hộ tịch của cá nhân là công dân Việt Nam được xác lập khi ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài; các thông tin hộ tịch khác của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật tiếp tục được cập nhật vào thông tin hộ tịch của cá nhân. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho CSDL hộ tịch điện tử quốc gia. Để làm được việc này, đơn vị phải tổ chức đào tạo, tập huấn chuyển giao dữ liệu, hướng dẫn khai thác dữ liệu số hóa cho các công chức tư pháp - hộ tịch các cấp ngay sau khi đơn vị thực hiện số hóa dữ liệu hoàn thành.
Chủ tịch UBND tỉnh Võ Văn Hưng cho biết, việc thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu, cung cấp thông tin cơ bản của cá nhân với CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc, CSDL quốc gia về dân cư và các CSDL chuyên ngành khác có liên quan nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân. Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Tỉnh đang khẩn trương tập trung các nguồn lực thực hiện số hóa sổ hộ tịch tạo ngân hàng dữ liệu số về dân số, tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính để xã hội ngày càng văn minh, hiện đại hơn.
(Nguồn: Báo Quảng Trị)
